Aldrig öppna e-post före 12

Lektörsläsning i nya, gröna brillor.

Ska jag ge dig ett enda tips om att bli mer effektiv både när det gäller skrivtid och viktiga arbetsuppgifter, så är det att låta bli att öppna e-post före 12. Det kan kännas lite ovant att se alla ”god morgon” på eftermiddagen men det blir mer gjort. Så fort jag öppnar min e-post-låda (som inte sällan innehåller 20 – 50 nya mail) blir jag inställd på att hjälpa alla. Det är något jag inte är ensam om: effekten har kallats för internethjärna. När vi besvarar e-post eller kollar sociala media kan hjärnan hamna i en sorts brandsläckarläge, medan sociala media inte sällan leder till vad jag tänker på som någon sorts sökande koma. För att skriva behöver du snarare hamna i flow, vilket brukar kräva fokus och en hyfsat utvilad hjärna. Om du har ett yrke där det finns ett krav på att vara uppkopplad, kanske du kan boka in skrivtiden på eftermiddagen eller kvällen, och då använder du samma regel … öppna inte e-posten förrän EFTER skrivpasset.

Mellan varven är jag värsta skogsmullen 🙂

Sämst i världen på multitasking
Sedan jag startade skrivföretag för sju år sedan, har jag lärt mig en hel del om stress och konsten att hantera tid, både genom kursdeltagare och egna erfarenheter. Jag får ofta frågor om hur jag hinner med allt: vem är min fotograf (jag eller någon i familjen), vem bygger hemsidan och kurserna (jag), och hur hinner jag skriva böcker? Ibland får jag höra att jag måste vara helt grym på multitasking, men i själva verket är det just vad jag är allra sämst på. Järnfokus på en sak i sänder kan jag däremot hantera, gärna med musik i öronen. Förmiddagen är värdefull, kreativ tid trots att jag är en boren nattsuddare. Efter hundpromenaden (som ibland också blir en fotosession) är det skriva, feedback offline och stora, kreativa uppgifter som gäller. På eftermiddagen blir det däremot e-post och onlinejobb.

Ladda om med pauser
Kom också ihåg att ta paus – det är något jag tyckte var svårt innan vi skaffade hund – men hjärnan laddar om och du blir mer effektiv. När jag lektörsläser (oavsett om det är online eller på papper) brukar jag läsa texten flera gånger, låta den sjunka in, och några timmar senare eller nästa dag jobbar jag igenom på djupet, med kommentarer på alltifrån dramaturgi till gestaltning och småpill.

Sortera mera
Ett knep när vi ändå är inne på e-post är att börja med att sortera posten, som om de var pappersbrev. Jag har en mapp för texter som ska skrivas ut, så skriver jag ut allt samtidigt, en mapp för viktiga mail som tar lång tid, en mapp för allt som handlar om barn och skola, en mapp för allt som har med distanskurser att göra och så vidare. Därefter tar jag itu med en mapp i sänder. Jag tror inte att du behöver följa ett visst system för e-posten, bara du skapar en vettig arbetsordning. För mig är det också viktigt att besvara de som väntat längst först, precis som när jag hanterar feedback.

Sist men inte minst: det är faktiskt okej att ha en dag då du glömmer allt ovanstående och börjar med e-posten i alla fall. Det är svårt att vara konsekvent, och rätt som det är glömmer vi något vi egentligen vet. Då är det bara att ta nya tag.

Share